Bạn có thể đã từng gặp phải tình huống khi đến công ty và trò chuyện với đồng nghiệp, cuộc hội thoại ban đầu vui vẻ có thể dần chuyển sang những lời than phiền về deadline, sếp khó tính, và có thể kéo theo nhiều vấn đề khác. Điều khó chịu là bạn cảm thấy bị cuốn vào vòng xoáy tiêu cực, mặc dù bạn cố gắng duy trì suy nghĩ tích cực.

Tôi hiểu cảm giác của bạn. Bạn muốn trở thành một đồng nghiệp tốt, sẵn sàng lắng nghe, nhưng đồng thời cũng cảm thấy mệt mỏi vì những năng lượng tiêu cực liên tục xâm nhập. Bạn tự hỏi: mình nên hành động như thế nào? Liệu có cách nào để vừa hỗ trợ đồng nghiệp, vừa bảo vệ sức khỏe tâm lý của chính mình không?

Bài viết này không mang đến một công thức kỳ diệu, cũng như không chỉ trích ai đúng hay sai. Tôi chỉ muốn chia sẻ những quan điểm và công cụ thực tiễn từ kinh nghiệm làm việc với nhiều người khác nhau, với hy vọng giúp bạn tìm ra cách giải quyết phù hợp với hoàn cảnh của mình.

‍

Tại sao có người cứ phàn nàn mãi?

Trước khi tìm kiếm cách "giải quyết" vấn đề, chúng ta cần nhận thức rằng phàn nàn không phải lúc nào cũng tiêu cực. Đôi khi, đằng sau những lời phàn nàn đó là những vấn đề thực sự cần được lắng nghe.

Nghiên cứu trong lĩnh vực tâm lý học cho thấy việc liên tục phàn nàn có thể ảnh hưởng đến cách hoạt động của não bộ, dẫn đến một vòng lặp tư duy tiêu cực. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là những người hay phàn nàn là "xấu". Họ có thể đang:

• Cần một người để lắng nghe và thấu hiểu
• Không nhìn thấy toàn bộ bức tranh của vấn đề
• Thực sự gặp khó khăn và cần sự hỗ trợ cụ thể

Mỗi cá nhân có những lý do khác nhau, và vì thế, cách tiếp cận cũng cần phải khác biệt.

‍

Những điều cần nhớ trước khi hành động

1. Phàn nàn không phải lúc nào cũng là điều vô lý

Đôi khi, nếu ta bỏ qua giọng điệu và cảm xúc, ta sẽ nhận ra rằng có một vấn đề thực sự tồn tại. Có thể đó là quy trình làm việc chưa hợp lý, áp lực công việc quá lớn, hoặc đơn giản là sự giao tiếp trong nhóm chưa thật sự hiệu quả.

2. Lắng nghe cũng là một hình thức hỗ trợ

Đôi khi, mọi người chỉ cần một người để chia sẻ, để cảm nhận sự thấu hiểu. Việc tạo ra một không gian an toàn cho đồng nghiệp bộc lộ cảm xúc cũng góp phần xây dựng văn hóa làm việc tích cực hơn.

3. Tuy nhiên, ranh giới vẫn là điều cần thiết

Đây là điều mà nhiều người thường quên: giúp đỡ người khác không có nghĩa là phải hy sinh sức khỏe tinh thần của bản thân.

‍

Bốn cách tiếp cận

1. Đặt vấn đề vào bối cảnh rộng hơn

Thay vì cố gắng “sửa” ngay lập tức tâm trạng tiêu cực của đồng nghiệp bằng những lời lẽ tích cực (điều này thường phản tác dụng), hãy thử giúp họ nhận ra bức tranh tổng thể.

Ví dụ:

Khi đồng nghiệp phàn nàn: “Làm việc từ xa thế này không có gắn kết gì cả, chán quá.”

Thay vì đáp: “Không có gì đâu, mọi thứ vẫn ổn mà!” (điều này có thể khiến họ cảm thấy không được thấu hiểu)

Bạn có thể thử: “Mình hiểu cảm giác đó. Thực tế, nhiều đội khác cũng đang gặp phải vấn đề tương tự sau đợt Covid. Có lẽ cả ngành đang phải tìm cách thích nghi với cách làm việc mới này.”

Cách tiếp cận này giúp họ nhận ra rằng:

• (1) Cảm xúc của họ là hợp lý,
• (2) Đây không phải là vấn đề cá nhân của họ,
• (3) Có lẽ ai cũng đang cùng nhau tìm kiếm hướng giải quyết.

2. Tìm giải pháp nhỏ, khả thi

Tránh nói câu “Bạn đang phản ứng thái quá đấy” - điều này không chỉ vô ích mà còn khiến người khác cảm thấy cô đơn hơn.

Thay vào đó, hãy dẫn dắt cuộc trò chuyện về phía hành động:

“Nghe có vẻ khó chịu thật. Theo bạn, điều gì có thể giúp cải thiện tình huống này?”

Lưu Ý:

Đừng vội vàng đưa ra giải pháp. Hãy đặt câu hỏi để người kia tự khám phá câu trả lời. Khi họ tự tìm ra hướng đi, họ sẽ có động lực để thực hiện hơn.

Sau khi tìm được giải pháp, bạn có thể nhẹ nhàng nhắc: “Bạn thấy không, chúng ta vừa tìm ra cách xử lý vấn đề này rồi đấy. Lần sau gặp tình huống tương tự, bạn có thể thử cách tiếp cận này nhé.”

3. Vạch ranh giới rõ ràng (nhưng tử tế)

Đây có lẽ là phần khó nhất, nhưng cũng là cần thiết nhất để bảo vệ chính bạn.

Việc lắng nghe và hỗ trợ đồng nghiệp rất quan trọng, nhưng điều này cũng tiêu tốn thời gian và năng lượng của bạn. Nếu không thiết lập ranh giới, bạn có thể dễ dàng cảm thấy kiệt sức.

Một số cách để đặt ranh giới:

• “Mình rất muốn lắng nghe, nhưng có lẽ mình không thể đưa ra nhiều ý kiến về vấn đề này.”
• “Mình nghĩ mình có thể nói chuyện về chủ đề này một lần, nhưng nếu lặp đi lặp lại nhiều lần, có thể sẽ không giúp ích cho ai cả.”
• “Mình đang có deadline gấp, liệu mình có thể nghe bạn chia sẻ nhanh chóng được không?”

Ranh giới không đồng nghĩa với việc bạn trở nên lạnh lùng hay không quan tâm. Nó chỉ đơn giản là bạn đang bảo vệ sức khỏe tinh thần của bản thân để có thể tiếp tục hỗ trợ người khác một cách bền vững.

4. Giao tiếp thẳng thắn

Nếu bạn có một mối quan hệ tốt với người đó, đôi khi cách tốt nhất là nói thẳng ra – tất nhiên, với sự tinh tế và lòng chân thành.

Cách Tiếp Cận:

"Anh/chị ơi, có điều mình muốn chia sẻ với anh/chị. Gần đây mình thấy anh/chị có vẻ không vui, và mình hiểu rằng có những vấn đề đang khiến anh/chị cảm thấy khó chịu. Tuy nhiên, mình cũng cảm nhận rằng bầu không khí chung của nhóm đang bị ảnh hưởng. Mình nói điều này vì thực sự quan tâm đến anh/chị, và mình muốn cùng nhau tìm ra giải pháp để mọi thứ tốt hơn cho cả anh/chị và mọi người."

Những Điều Cần Nhớ Khi Nói Thẳng:

• Chuẩn bị những ví dụ cụ thể, nhưng đừng tiết lộ cảm xúc của người khác nếu họ chưa đồng ý.
• Nhấn mạnh rằng bạn nói điều này vì quan tâm, không phải để phán xét.
• Đề xuất sự hỗ trợ: “Anh/chị có cần mình giúp gì không?”
• Thực hiện điều này càng sớm càng tốt, đừng để vấn đề tích tụ.

‍

Khi nào thì nên để người khác xử lý?

Không phải lúc nào bạn cũng là người thích hợp để hỗ trợ. Nếu:

• Vấn đề vượt quá khả năng của bạn (chẳng hạn như liên quan đến lương, chính sách công ty)
• Bạn cảm thấy mệt mỏi và không còn sức lực
• Đồng nghiệp đó cần sự giúp đỡ chuyên môn (như tư vấn tâm lý hoặc nghề nghiệp)

Thì hoàn toàn hợp lý khi bạn đề nghị họ tìm đến những người phù hợp hơn, có thể là quản lý trực tiếp, phòng nhân sự, hoặc một người hướng dẫn.

‍

Cân bằng giữa hỗ trợ và tự bảo vệ

Phàn nàn là một yếu tố tự nhiên trong đời sống văn phòng. Nó có thể chỉ ra những vấn đề cần được giải quyết, hoặc đơn giản là một cách để con người giải tỏa căng thẳng.

Là đồng nghiệp, chúng ta có thể lắng nghe, thấu hiểu và hỗ trợ lẫn nhau. Tuy nhiên, cũng cần nhận thức rằng: chúng ta không phải là cứu tinh của người khác, và việc bảo vệ sức khỏe tinh thần của bản thân không phải là hành động ích kỷ.

Mục tiêu cuối cùng không phải là "sửa chữa" người khác hay khiến họ im lặng, mà là xây dựng một môi trường làm việc cho phép mọi người chia sẻ khó khăn một cách lành mạnh, đồng thời cùng nhau tìm ra hướng đi tích cực.

Đôi khi, việc thiết lập ranh giới rõ ràng chính là cách tốt nhất để duy trì một mối quan hệ lâu dài và lành mạnh với đồng nghiệp. Đây là một bài học quan trọng mà nhiều người phải mất nhiều năm mới lĩnh hội được.